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会议常识
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| 会议服务中接待礼仪一—文明礼貌待人言谈举止得体 |
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| 信息来源：张家界租车网 编辑日期：2010-4-30 人气指数：1728 |
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礼仪是指人们在社会交往活动中形成的行为规范与准则，是道德的外在表现形式，也是调节人际关系的重要手段。文明礼貌待人、言谈举止得体，是每个从事接待工作的同志所必须具备的素质。
一、 迎送
迎送是内宾接待中最常见的礼仪活动。迎送活动的规格有高低，仪式有简繁，但几乎任何一次接待活动都不能缺少。在接待过程中，我们一定要重视迎送活动的安排。
迎送的对象，按其性质分，有专程前来，也有顺道路过；按其级别分，职务各有高低；按人数分，有大型的代表团，也有数人乃至一人的。接待中，通常根据其身份地位、来访性质及其与当地的关系等因素，安排相应的迎送活动。
1、确定迎送规格。
迎送规格，一般应遵循对等或对应原则，即主要的迎送人员应与来宾的身份相当或相应。若由于种种原因，主方主要人员不能参加迎送活动，使双方身份不能完全对等或对应，可以灵活变通。以对口原则，由职务相宜人员迎送，但应及时向对方作出解释，以免误解。为了简化迎送礼仪，目前主要迎送人员更多地在来宾下榻的宾馆（或饭店）迎接或送别，而另由职务相宜人员负责机场（或车站、码头）的迎送。
2、迎送前的准备。
（1）了解来宾抵离的准确时间。
接待工作人员应当准确了解来宾所乘交通工具的航班号、车次以及抵离时间。将这些情况和迎送人员名单一并通知机场（或车站、码头），以便做好接站（或送站）准备。
接、送站前，应保持与机场（或车站、码头）的联系，随时掌握来宾所乘航班（或车次）的变化情况。如有晚点，应及时作出相应安排。接站时，迎候人员应留足途中时间，提前到达机场（码头或车站），以免因迟到而失礼。
（2）排定乘车号和住房号。
如果来宾 人数较多，为了在接站时避免混乱，应事先排定乘车号和住房号，并打印成表格。在来宾抵达时，将乘车表发至每一位来宾手中，使之明确自己所乘的车号。同时，也便于接待人员清点每辆车上的人数。住房表可随乘车号一同发放，也可以在前往下榻宾馆的途中发放。住房表可以使来宾清楚自己所住的房间，也便于来宾 入住客房后相互之间联系。
（3）安排好车辆。
根据来宾和迎送人员的人数，以及行李数量安排车辆。乘车座位安排应适当宽松，正常情况下，附加座一般不安排坐人。如果来宾行李数量较多，应该安排专门的行李车。如果是车队行进，出发前应明确行车顺序，并通知有关人员，以免行进中发生错位。
3、安排好迎送中的各个环节
（1）介绍。
主客双方见面时，应互相介绍。按通常礼仪，应先把主人介绍给来宾，然后再把来宾介绍给主人，介绍顺序以职务的高低为先后。介绍人可由双方职务最高者或工作人员担任。如果主宾双方职务最高者本已认识，则最好由他们分别依次介绍各自人员。也可以由双方的工作人员介绍。介绍形式一般以口头介绍为主，如果人数不多，也可以用互换名片的形式。
（2）提取、托运行李。
如果来宾行李较多，应安排专门工作人员，负责清点、运送行李并协助来宾办理行李的提取或拖运手续。提取行李时如需等候，应让迎宾车队按时离开，留下有关人员及行李车装运行李；送行时，如果来宾需交付托运的行李较多，有关人员应随行李车先行，提前办理好托运手续，以避免主宾及送行人员在候机（车、船）厅等候过久。
（3）注意与宾馆（饭店）的协调。
来宾下榻在宾馆（饭店），生活安排是否周到、方便，与宾馆（饭店）的服务水平密切相关，来宾抵离宾馆（饭店）时，具体事务较多，更应做好有关事项的协调衔接。
当重要来宾抵离时，接待工作人员应及时通知宾馆（饭店），以方便宾馆（饭店）组织迎送、安排客房、就餐和进出行李等。来宾入住客房，以便捷、迅速为原则，重要来宾、人数较多的代表团更是如此。为了避免来宾 抵达后聚集大厅长时间地等待，接待工作人员应与宾馆（饭店）主动联系，密切配合，进行过细的安排。通常住房安排表在抵达住地前发给每位来宾，使每人清楚自己入住的房号。在宾馆（或饭店）迎宾处设领钥匙处，来宾抵达时，根据他们自报的房号分发住房钥匙。也可以在保证安全的前提下，事先打开房门，使来宾抵达后直接进房。不论采用何种形式，主宾入住客房，应有专人陪同引导。来宾入住登记或离店手续，可在适当时间，由接待人员协助办理。来宾进店时，应通知行李房，及时将来宾行李分送各人房间或集中送到某一房间；来宾离店前，应和行李房约好出行李的时间，出行李应适当提前，以免发车前主宾和送行人员长时间等待。
（4）为来宾留足休息时间。
二、参观、游览
参观、考察是内宾接待工作中一项重要内容。有时为了劳逸结合，有张有弛，也可以适当安排名胜景点的游览活动。参观、游览活动如安排得当，有利于使来宾深刻、完整地了解当地情况，从而得到更多人的理解、关心和支持。安排参观游览要注意以下事项。
1、项目的选定
参观游览项目的选择，主要应考虑来宾 来访的目的、性质，使参观项目的安排有一定的针对性；同时考虑来宾的意愿和特点，结合当地实际，选定最具代表性的参观项目。有季节性的项目，还要考虑时令是否合适。此外，还要考虑参观时间的长短、路途的远近等。对方提出的要求，在可能情况下应尽量予以满足，如果确有困难，不能安排，可如实告知，并作适当解释。
2、安排布置
项目确定之后，应作出详细计划，制定活动日程表。包括先参观什么，后参观什么，中间是否休息，在哪个点休息，参观前有无介绍，参观前后是否座谈，各参观点之间距离远近，徒步还是乘车前往等等。接待重要来宾，对以往接待活动中安排较少、情况不甚了解的参观游览点，必要时应先跑一遍，落实各个细节的安排，这就是我们常说的“踩点”或“打前站”。经过与有关方面商量和报批程序，这些细节和具体要求一旦确定，应向各个接待单位交代清楚，并告知全体接待人员，使大家都明了各参观游览点的活动内容和安排，以及各点的集合出发时间与地点。这样便于大家主动配合，避免在参观过程中出现问题。
3、陪同
来宾前往参观时，一般由身份相对应的人员陪同。各有关的被参观单位应安排相对应或一定人员出面，并根据情况安排解说员。游览还应安排导游人员。安排参观、游览时，一定要注意轻车简从，陪同及随行的工作人员不可太多，更不要层层加码，以保证现场的良好程序。重要的警卫接待任务，轻车简从，防止人员过多、过杂，还有利安全保卫工作。
4、情况介绍
介绍情况要实事求是，所用的数字、材料要精确，经得起推敲。介绍方式可采用座谈形式，也可以边看边介绍。为了提高介绍效果，每个参观项目的基本情况，事先都应准备书面材料，在参观过程中发给来宾。如果来宾人数较多，而参观点上场地有限，可以采用集中介绍，分组参观的办法。
三、会见与会谈
会见与会谈，是内宾接待工作中的重要内容之一。不论是访问、谈判，还是考察、调研，通常都会安排相应的会见与会谈，用以加强沟通理解，促进双方友谊。会见与会谈，已成为接待工作中一项常规性的礼仪活动。
1、会见与会谈的分类
会见通常发为两类：接见与拜会，凡身份高的人士会见身份低的，或主人会见客人，一般称为接见或召见。凡身份低的人士会见身份高的，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。在内宾接待安排中，一律统称会见，接见和拜会后的回访称回拜。会见按其内容又可分为：礼节性会见和事务性会见，或兼而有之。礼节性会见时间较短而内容较广泛。事务性会见一般涉及经济、科技、文化交流等业务方面的内容。会谈是指双方或多方就某些共同关心的问题交换意见，内宾接待中，主要是指经济、科技、文化等问题进行洽谈，也可指公务洽谈和业务谈判。会谈一般说来内容较为正式，政策性或专业性较强。
2、会场的准备
（1）会场的选择
会见与会谈的场地，一般设在主人单位办公楼或来客下榻处的会议室。会议室的大小应视参加会见或会谈的人数而定，宜适当宽敞些，保证座位安排较宽松，避免拥挤，方便进出。
（2）会场的布置
每一位与会者的座位前放置席位卡，字体要规范、清晰，以便于对号入座。备好茶水、毛巾，视情准备供记录用的纸张、文件夹、铅笔。一般地说，会见或会谈不备水果，除矿泉水外也不备其它饮料。如果参加会谈、会见的人较多，场地较大，事前做好准备。必要时安排好后排人员站立的架子，选择好背景。 |
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